Datenschutz und Vertragsgrundlagen

Hier finden Sie die rechtlichen Grundlagen zur Nutzung von Soravio, inklusive Datenschutz, Auftragsbearbeitung und Nutzungsbedingungen.

Datenschutzerklärung

Stand: Januar 2025 · Gilt ab Inkrafttreten nDSG (1. September 2023)

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Bundesgesetzes über den Datenschutz (nDSG) ist der jeweilige Treuhänder / das Buchhaltungsbüro (nachfolgend «Admin»), das die Soravio nutzt. Kontaktdaten werden im Rahmen der Registrierung hinterlegt.

2. Zweck der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

Erbringung der Buchhaltungs- und Treuhanddienstleistungen
Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsbelegen (Rechnungen, Buchungen)
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (OR, GeBüV)
Berechnung und Abrechnung der Mehrwertsteuer (MWST)
Authentifizierung und Zugriffskontrolle

3. Bearbeitete Datenkategorien

Identifikationsdaten (Name, E-Mail, Telefon, UID-Nummer)
Finanzdaten (Rechnungen, Buchungsbelege, Bankdaten)
Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort)
Technische Daten (IP-Adressen im Audit-Log, Zeitstempel)

4. Aufbewahrungsdauer

Finanzdaten und Buchungsbelege werden gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Personendaten ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht.

5. Datenweitergabe

Daten werden nicht an Dritte verkauft. Eine Weitergabe erfolgt nur soweit gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Steuerbehörden) oder für den Betrieb notwendig (Hosting-Anbieter, ausschliesslich Schweizer oder EU-Server mit Angemessenheitsbeschluss).

6. Hosting & Datensicherheit

Daten werden auf Servern in der Schweiz oder der EU gespeichert
Verschlüsselung: AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit
Zugriff nur für autorisierte Personen (Rollenkonzept)
Unveränderlicher Audit-Trail gemäss GeBüV

7. Ihre Rechte (nDSG Art. 25–27)

Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen
Berichtigung: Unrichtige Daten werden auf Antrag korrigiert
Löschung: Daten werden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Einschränkung: Verarbeitung kann eingeschränkt werden
Datenübertragbarkeit: Daten können in maschinenlesbarem Format herausgegeben werden

Für Anfragen wenden Sie sich an Ihren Treuhänder (Admin).

8. Datenpannen

Im Falle einer Datenpanne wird der EDÖB (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter) innerhalb von 72 Stunden informiert, sofern ein hohes Risiko für die Betroffenen besteht (nDSG Art. 24).

Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV)

Gemäss nDSG Art. 9 — zwischen Plattformbetreiber und Admin

Dieser ABV wird automatisch mit der Registrierung als Admin (Treuhänder) akzeptiert.

1. Gegenstand und Dauer

Der Plattformbetreiber (Auftragsbearbeiter) verarbeitet im Auftrag des Admins (Verantwortlicher) personenbezogene Daten von dessen Klienten. Die Vereinbarung gilt für die Dauer der Nutzung der Soravio.

2. Weisungsgebundenheit

Der Auftragsbearbeiter verarbeitet Daten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen und gemäss den Bestimmungen dieses ABV.

3. Vertraulichkeit

Alle Personen mit Zugang zu den Daten unterliegen einer Vertraulichkeitspflicht.

4. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Verschlüsselung aller Daten (AES-256, TLS 1.3)
Zugangskontrolle und 2-Faktor-Authentifizierung
Regelmässige Datensicherungen
Audit-Trail für alle Änderungen (GeBüV-konform)
Datenlöschung nach Vertragsende

5. Unterauftragsbearbeiter

Der Auftragsbearbeiter kann folgende Unterauftragsbearbeiter einsetzen:

Supabase Inc. (Datenbankhosting, EU-Region)
Vercel Inc. (Applikationshosting, EU-Region)

6. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsbearbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Pflichten nach nDSG (Auskunftsbegehren, Datenlöschung, Datenpannen-Meldung).

7. Löschung nach Vertragsende

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden alle Daten des Admins und seiner Klienten auf Anfrage unwiderruflich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei Fragen zum Datenschutz: datenschutz@soravio.ch